Politique de confidentialité

Le service Corpolabs · Automatisations est édité par Corpolabs, SAS au capital de 100 €, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 104 764 246, dont le siège est situé 350 avenue de la Libération Charles de Gaulle, 33110 Le Bouscat.

Pour toute question sur vos données : contact@corpolabs.fr ou 05 25 33 21 19. Corpolabs n'a pas désigné de délégué à la protection des données : au regard de son activité actuelle, ce n'est pas obligatoire. Cette adresse reste votre contact.

Corpolabs Automatisations est un logiciel en ligne pour les entreprises (TPE et PME) : un assistant téléphonique qui répond aux appels, prend les rendez-vous et les messages, et un logiciel de gestion (devis, factures, relances, planning, justificatifs, e-mails).

Corpolabs est responsable de traitement pour ses propres clients et contacts : les comptes des entreprises clientes et de leurs utilisateurs, leur abonnement et sa facturation, ses échanges avec elles (support compris), ses prospects et les visiteurs de ce site. C'est l'objet du § 3.

Corpolabs est sous-traitant pour les données que ses entreprises clientes traitent avec le logiciel : les personnes qui les appellent, leurs clients et prospects, leurs correspondants. Pour ces données, c'est l'entreprise cliente qui est responsable de traitement ; Corpolabs agit pour elle et sur ses instructions. Le détail — instructions, liste nominative des prestataires, mesures de sécurité, durées, fin du contrat — figure dans le contrat de sous-traitance (annexe B des contrats d'abonnement), remis à chaque entreprise cliente. Les §§ 4 à 7 en donnent l'essentiel.

Les données de compte et de facturation sont nécessaires au contrat : sans elles, Corpolabs ne peut ni fournir le service ni le facturer. Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires et nous ne les vendons à personne.

Le site vitrine corpolabs.fr a sa propre politique de confidentialité, pour son formulaire de contact et l'audit.

Pour ces données, l'entreprise cliente est responsable de traitement et Corpolabs son sous-traitant (article 28 du RGPD). Corpolabs ne s'en sert que pour rendre le service à cette entreprise, jamais pour son propre compte.

• Personnes concernées : les personnes qui appellent l'entreprise ; ses clients et prospects ; les occupants des lieux où elle intervient, lorsqu'ils sont cités ; ses correspondants par e-mail ; ses fournisseurs (sur les justificatifs de dépenses) ; ses salariés qui utilisent le logiciel.
• Données : identité et coordonnées ; adresse d'intervention ; SIRET et numéro de TVA ; texte des appels, résumé et motif ; SMS et e-mails envoyés ; e-mails reçus, si l'entreprise connecte sa boîte ; rendez-vous ; devis, factures, avoirs et contrats ; paiements et relances ; notes ; photos de justificatifs et ce qui en est extrait ; fichier repris de l'ancien logiciel ; heures pointées par les salariés ; questions posées à l'assistant du logiciel et ses réponses.
• Acceptation en ligne d'un devis ou d'un contrat : nom et prénom tapés par le client, date et heure, et adresse IP depuis laquelle il accepte (ou refuse). Ces éléments forment la preuve de l'accord.
• Dictée vocale : quand un utilisateur dicte une demande à l'assistant du logiciel, sa voix est convertie en texte, puis n'est pas conservée. Pour que les noms soient bien reconnus, les noms de ses clients les plus récents et les libellés de ses prestations sont envoyés avec la voix au service de reconnaissance.
• Ce que le service ne collecte pas : aucun identifiant ni mot de passe bancaire, aucun numéro de carte, aucun IBAN des clients de l'entreprise ; aucune donnée de santé, d'opinion ou de condamnation n'est collectée volontairement. Si un appelant en cite une, elle reste dans le texte de l'appel et disparaît avec lui au bout de 12 mois.
• Finalités : répondre aux appels de l'entreprise et comprendre la demande ; transcrire et résumer l'appel ; prendre, modifier et rappeler les rendez-vous ; tenir les fiches clients ; établir les devis, factures, avoirs et contrats, et les faire accepter en ligne ; envoyer des SMS et des e-mails (confirmation, rappel, document, demande d'avis) ; relancer les factures impayées ; lire les justificatifs de dépenses ; lire la boîte e-mail professionnelle et répondre aux e-mails reçus, si l'entreprise l'active ; reprendre les données de son ancien logiciel ; synchroniser les fiches avec un logiciel qu'elle relie ; produire ses exports comptables ; assurer la sécurité, les sauvegardes et la purge ; l'aider à répondre aux demandes de droits ; contrôler la qualité des réponses de l'assistant.

Les bases légales sont celles de l'entreprise cliente. En pratique :

• Transcription et traitement des appels — intérêt légitime de l'entreprise à répondre à ses appels et à traiter la demande de l'appelant (et, lorsqu'il demande un rendez-vous ou un devis, mesures précontractuelles prises à sa demande).
• Devis, factures, contrats et rendez-vous — exécution du contrat entre l'entreprise et son client, ou mesures précontractuelles ; conservation des factures — obligation légale.
• Preuve de l'acceptation d'un devis ou d'un contrat (nom tapé, date, adresse IP) — obligation légale de conserver l'écrit d'un contrat conclu en ligne et intérêt légitime de l'entreprise à prouver l'accord.

• L'assistant annonce dès le début de l'appel qu'il est une intelligence artificielle, que l'appel est transcrit pour l'entreprise et que l'on peut s'y opposer.
• Pendant l'appel, la voix de l'appelant est convertie en texte pour que l'assistant puisse répondre. Corpolabs ne conserve aucun enregistrement sonore des appels : seul le texte de la conversation est gardé, avec ce qui en est tiré (motif de l'appel, message laissé, rendez-vous pris). Le prestataire qui transporte la voix pendant l'appel n'en garde pas non plus : sa conservation de diagnostic est coupée sur chaque appel. L'appel garde aussi le numéro de l'appelant, sa date et sa durée.
• Le texte des appels et leurs journaux sont supprimés automatiquement 12 mois après l'appel.
• L'appelant est informé dès le début de l'appel et peut s'opposer à la transcription en le disant à l'assistant : la conversation sert alors seulement à lui répondre pendant l'appel, et aucune transcription n'est conservée — il reste l'heure, la durée, son numéro et un motif sans détail, ainsi que le rendez-vous ou le message qu'il a lui-même demandé. Il peut aussi demander à être rappelé ou contacter l'entreprise par un autre moyen.
• Pour contrôler la qualité de ses réponses, la partie de l'appel conduite par l'assistant est relue et notée automatiquement chaque nuit, numéros et adresses e-mail masqués — jamais la conversation avec la personne jointe par une mise en relation, ni un appel dont la transcription a été refusée. Ces notes ne contiennent aucun extrait de la conversation, n'entraînent aucun modèle et disparaissent avec l'appel.
• Après un appel, une phrase de l'appelant restée sans réponse peut être reformulée en question générale, sans nom ni numéro (numéros et adresses e-mail masqués avant l'envoi), pour améliorer les réponses de l'assistant.

Les réglages de la ligne téléphonique décrits sur cette page sont en service depuis le 1er octobre 2026 ; leur vérification sur un vrai appel n'est pas encore faite.

Corpolabs fait appel à des prestataires pour faire fonctionner le service. Chacun ne reçoit que ce qui est nécessaire à son rôle, et ceux qui traitent des données pour Corpolabs sont liés par un accord de traitement des données (article 28 du RGPD). Les données que Corpolabs conserve sont hébergées dans l'Union européenne, à Francfort (Allemagne).

Certains prestataires sont des sociétés établies aux États-Unis : ils traitent des données pour faire fonctionner le service, avec les protections prévues par la loi — la certification EU-US Data Privacy Framework (reconnue par une décision d'adéquation de la Commission européenne) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne (garanties relevées le 17 septembre 2026, relevé refait tous les six mois et à chaque nouveau prestataire). Leur liste nominative, leur pays et la garantie de chaque transfert figurent dans le contrat de sous-traitance remis à chaque entreprise cliente. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à contact@corpolabs.fr.

Pour tout le service

• Hébergement et exécution de l'application — Union européenne (Francfort, Allemagne) ; assistance et journaux techniques possibles aux États-Unis. Société américaine : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types.
• Base de données, stockage des fichiers et sauvegardes — Union européenne (Francfort, Allemagne). Société américaine : clauses contractuelles types.
• Opérateur téléphonique — achemine les appels vers l'assistant (numéro de l'appelant, voix pendant l'appel) et envoie les SMS que l'entreprise active (numéro du destinataire, texte du SMS). Réseau international, points de présence en Europe. Société américaine : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types.
• Transport de la voix pendant l'appel — transporte la voix en temps réel et fait tourner l'assistant ; relaie aussi, en secours, le texte de la conversation vers un modèle de langage, sans le conserver ni s'en servir pour entraîner des modèles. Union européenne (Allemagne) ; États-Unis pour ce relais. Société américaine : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types.
• Reconnaissance de la parole (un prestataire) — conversion de la parole en texte : la voix de l'appelant pendant l'appel est convertie par son point d'accès européen (traitement dans l'Union européenne) ; la dictée vocale des utilisateurs, en secours, passe par le même point d'accès européen. Chaque requête exclut les données de son programme d'amélioration des modèles. Pour la dictée, il reçoit aussi les noms des clients récents de l'entreprise et les libellés de ses prestations, pour mieux les reconnaître. Société américaine : clauses contractuelles types.
• Synthèse de la voix — deux prestataires, un principal et un de secours, reçoivent le texte que prononce l'assistant téléphonique (qui peut contenir un nom, une adresse ou un créneau) ; le principal reçoit aussi le texte des réponses que l'assistant du logiciel dit à voix haute (noms de clients, montants). États-Unis. Sociétés américaines : clauses contractuelles types. Selon leurs conditions, ces textes peuvent servir à améliorer leurs modèles tant que ce n'est pas désactivé sur le compte ; cette désactivation n'est pas encore vérifiée sur nos comptes. Corpolabs s'est engagée, dans son contrat de sous-traitance, à obtenir cette désactivation.
• Modèles de langage (deux fournisseurs) — conduisent la conversation téléphonique ; rédigent les réponses aux e-mails et messages reçus et celles de l'assistant du logiciel ; lisent les photos de justificatifs ; aident à rédiger les devis et la fiche de l'entreprise ; convertissent en texte la dictée des utilisateurs, avec les noms des clients récents et les libellés des prestations ; reformulent sans nom ni numéro la phrase d'un appelant restée sans réponse ; notent la qualité des appels. Numéros et adresses e-mail sont masqués quand ils ne sont pas nécessaires. Les données transmises ne servent pas à entraîner leurs modèles. États-Unis (l'un des deux passe aussi par sa société en Irlande). Clauses contractuelles types.
• E-mails — envoi des e-mails du service et réception des e-mails que l'entreprise fait suivre vers le service (adresse, objet, contenu). Quand l'entreprise connecte sa propre messagerie, ses e-mails partent et arrivent par son fournisseur. États-Unis. Société américaine : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types.
• SMS de secours — un second fournisseur de SMS est prévu si l'envoi par l'opérateur téléphonique n'est pas branché ; notre compte chez lui est clos et aucun SMS n'y passe aujourd'hui. Société américaine : règles d'entreprise contraignantes et Data Privacy Framework.
• Notifications des navigateurs — acheminent les notifications sur le téléphone des utilisateurs qui les activent ; leur contenu est chiffré de bout en bout et illisible pour ces services.
• Services publics de l'État — conversion d'une adresse en coordonnées géographiques, puis calcul de l'itinéraire routier, pour réserver le temps de trajet autour d'un rendez-vous (seules l'adresse d'intervention et celle de l'entreprise sont transmises : ni nom, ni téléphone, ni e-mail) ; recherche d'une entreprise par sa raison sociale ou son SIRET pour préremplir une fiche (seul le terme saisi est transmis, à la demande de l'utilisateur).

Seulement si l'entreprise cliente l'active

• Sa boîte e-mail — lecture des messages reçus et envoi depuis son adresse, chez l'hébergeur qu'elle a choisi ; ses identifiants sont stockés chiffrés.
• Son logiciel de relation client (CRM) — synchronisation des seules fiches qu'elle choisit (nom, téléphone, e-mail, adresse, notes). Union européenne ou États-Unis selon l'éditeur, avec les clauses contractuelles types quand les données sortent de l'Union.
• Son outil comptable — dépôt de ses factures : nom et e-mail du client facturé, PDF de la facture (coordonnées, SIRET, TVA, prestations), dates, montants et lignes d'écriture. France.
• Son agenda en ligne — copie de ses rendez-vous (nom du client, motif, adresse d'intervention, téléphone, horaire) ; lecture de ses événements, historique compris (horaires et titres), pour les afficher sur son planning et ne pas réserver par-dessus ; ses tâches sont synchronisées dans les deux sens, si elle l'autorise : titre, notes, date (l'heure est écrite dans le titre) et état fait ou à faire. Elle peut délier son agenda à tout moment : l'accès est révoqué et la copie de ses événements effacée. États-Unis possibles ; relation directe entre l'entreprise et l'éditeur de son agenda, certifié Data Privacy Framework.
• Son prestataire de paiement, CHOISI par l'entreprise et relié à son propre compte : Corpolabs y crée la demande de paiement d'une facture (montant, numéro de la facture, nom de l'entreprise ; selon le prestataire, nom et e-mail du client, pour le paiement par virement). Le client saisit lui-même ses moyens de paiement chez ce prestataire ; l'argent arrive sur le compte de l'entreprise, jamais chez Corpolabs, qui ne reçoit que l'avis « payé » ou « non abouti ». L'entreprise a son propre contrat avec ce prestataire.
• La plateforme agréée de facturation électronique — dépôt et réception de ses factures dans le circuit officiel de la facturation électronique, obligatoire pour les entreprises françaises : la facture entière (nom, adresse, SIRET, numéro de TVA et adresse de facturation électronique du client, prestations, dates, montants). France.
• Une messagerie de réseau social — réception de ses messages, uniquement si cette réception est activée pour l'entreprise ; elle ne l'est pas par défaut. États-Unis ; Data Privacy Framework.

Une exception, sans garantie de Corpolabs

Le navigateur de l'utilisateur, en repli. Si l'appareil ne permet pas la dictée du service, la dictée passe par la reconnaissance vocale du navigateur : la voix dictée part alors chez l'éditeur du navigateur, et est traitée selon ses propres conditions, hors du contrôle de Corpolabs. Corpolabs s'est engagée à supprimer ce repli, ou à ne l'activer qu'à la demande de l'entreprise. La lecture à voix haute de secours, elle, n'utilise que les voix installées sur l'appareil : le texte ne le quitte pas, et sans voix française installée, la réponse reste à l'écran.

Pour l'abonnement de l'entreprise à Corpolabs

• La plateforme de paiement de Corpolabs — encaisse l'abonnement par carte ou prélèvement SEPA. Elle reçoit le nom de l'entreprise, son e-mail de facturation et son SIREN, puis le numéro et le montant de chaque facture ; la carte ou l'IBAN sont saisis par l'entreprise directement chez elle. Union européenne (Irlande) ; elle peut traiter ces données aux États-Unis : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types. Elle agit aussi pour son propre compte (prévention de la fraude, obligations bancaires), selon sa propre politique de confidentialité.
• L'expert-comptable de Corpolabs — pour les pièces comptables. Les factures partent par le service d'e-mails ci-dessus et, quand la réglementation l'impose, par la plateforme agréée de facturation électronique.

Aucun autre destinataire n'a accès aux données, hors obligation légale (réquisition judiciaire ou administrative).

Pour ce que Corpolabs traite pour elle-même, les durées sont au § 3. Pour les entreprises clientes :

• Transcriptions, résumés et journaux d'appels : 12 mois au maximum, puis suppression automatique. Aucun enregistrement sonore n'est conservé, ni par Corpolabs ni par le prestataire qui transporte la voix pendant l'appel. Les notes de qualité de ces appels suivent la même durée et disparaissent avec l'appel.
• Messages pris au téléphone : 12 mois au maximum.
• Conversations écrites (e-mails reçus et réponses) : supprimées avec tous leurs messages 12 mois après le dernier message.
• Conversations avec l'assistant du logiciel : 12 mois au maximum, puis suppression automatique.
• Journaux d'e-mails et de SMS, notifications et journaux techniques conservés par Corpolabs : 12 mois au maximum, puis suppression automatique.
• Heures pointées par les salariés (si l'entreprise active le pointage) : 5 ans, le temps de la paie, puis suppression automatique. Aucune géolocalisation.
• Fiches clients, rendez-vous, devis, factures, contrats et dépenses : la durée du contrat de l'entreprise, ou jusqu'à ce qu'elle les supprime. À la fin du contrat, elle garde 30 jours d'accès pour tout récupérer ; les données sont supprimées 60 jours après la fin. Elle conserve elle-même ses pièces comptables pendant la durée légale (10 ans).
• Preuve d'acceptation en ligne (nom tapé, date, adresse IP) : conservée avec le devis ou le contrat accepté, 10 ans à compter de la conclusion, ou de l'exécution si elle est différée (article L213-1 du code de la consommation pour un contrat conclu en ligne ; le seuil de 120 € et ce point de départ sont fixés par les articles D213-1 et D213-2) ; effacée avec l'identité du client pour un devis ou un contrat jamais accepté.
• Copies de sauvegarde : notre copie quotidienne est conservée 30 jours dans la même région (Francfort) puis supprimée : une donnée effacée disparaît de NOS sauvegardes au plus tard 30 jours après son effacement. Les copies techniques tenues par nos hébergeurs suivent, elles, leurs propres durées, que nous ne pilotons pas.
• Identifiants de boîte e-mail : jusqu'à leur révocation par l'entreprise ou la fin du contrat ; supprimables à tout moment depuis le service ou sur simple demande.
• Journaux techniques de nos prestataires : les prestataires de téléphonie, d'e-mail, d'hébergement et de transport de la voix tiennent chacun leurs propres journaux (horodatages, numéros, adresses de destinataires, statuts de remise). Leur durée de conservation est fixée par chacun d'eux, dans ses propres conditions : elle n'est pas pilotée par Corpolabs, notre purge de 12 mois ne s'y applique pas, et nous ne l'avons pas encore relevée prestataire par prestataire.

L'assistant téléphonique et une partie du logiciel reposent sur l'intelligence artificielle. Elle peut se tromper : les devis, factures et écritures qu'elle prépare sont des projets, que l'entreprise vérifie et valide avant de les envoyer. Une réponse qui porte sur un prix, un devis, une négociation ou un montant attend toujours sa validation ; les messages simples (confirmations et rappels de rendez-vous, relances, demandes d'avis, réponses aux e-mails sans prix ni montant) partent seuls, selon les réglages convenus avec elle.

Les données ne sont ni vendues ni louées. Corpolabs ne s'en sert jamais pour entraîner une intelligence artificielle ; les fournisseurs de modèles de langage et le prestataire qui transporte la voix pendant l'appel ne s'en servent pas non plus pour entraîner leurs modèles. Pour la synthèse de la voix, l'exclusion n'est pas encore entièrement acquise : la liste des prestataires dit où elle en est.

Les données transitent chiffrées (TLS). Celles que Corpolabs conserve — base de données, fichiers et copies de sauvegarde — sont hébergées dans l'Union européenne, à Francfort ; les traitements confiés aux prestataires du § 6 peuvent, eux, avoir lieu hors de l'Union européenne, sous les garanties qui y sont indiquées (le repli du navigateur, signalé au § 6, n'en a pas). Les secrets confiés par l'entreprise (mots de passe de boîte e-mail, clés de connexion) sont stockés chiffrés. Les données de chaque entreprise cliente sont cloisonnées : aucune entreprise ne peut accéder aux données d'une autre. Le personnel de Corpolabs n'y accède que pour un incident signalé, une demande de droits ou une obligation légale ; l'entrée en mode support et chaque affichage de transcriptions sont tracés, et l'entreprise lit ce journal dans ses paramètres. Nos journaux techniques masquent les numéros et les adresses (le journal des envois garde, lui, le destinataire réel). L'assistant téléphonique démarre au niveau « avertissement » : le cadre logiciel qui le fait tourner ne recopie plus les arguments des outils dans son propre journal. En cas d'incident, il peut encore y écrire la phrase d'un appelant ; ce journal-là est tenu par le prestataire qui transporte la voix pendant l'appel, hors de notre purge. Les données expirées sont purgées automatiquement, et une copie de sauvegarde de la base est faite chaque jour, puis conservée 30 jours dans la même région. L'essai de restauration à partir de cette copie n'a pas encore été fait ni daté : il est prévu, avec une seconde copie chez un autre hébergeur européen.

En cas de violation de données, Corpolabs prévient les entreprises clientes concernées au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous pouvez accéder à vos données, les faire rectifier ou effacer, vous opposer à leur traitement ou en demander la limitation, et les recevoir dans un format lisible par une machine (portabilité). Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Données que Corpolabs traite pour elle-même (§ 3) : écrivez-nous à contact@corpolabs.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois (deux mois de plus pour une demande complexe, en vous prévenant), et pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute. Vous pouvez vous opposer à la prospection à tout moment, sans avoir à vous justifier.

Données traitées pour une entreprise cliente (§§ 4 et 5) : si vous êtes le client ou le correspondant d'une entreprise cliente — y compris si vous l'avez seulement appelée ou lui avez écrit —, exercez vos droits auprès d'elle : elle est responsable de traitement. Elle peut effacer vos données à partir de votre numéro de téléphone ou de votre adresse e-mail, même sans fiche client. Si votre demande arrive chez Corpolabs, nous la transmettons à l'entreprise sous cinq jours ouvrés et vous en informons ; nous l'aidons à y répondre.

Lorsqu'une entreprise doit conserver une pièce comptable (facture, avoir : 10 ans) ou la preuve d'un contrat accepté, votre identité y reste pour la durée imposée par la loi ; tout le reste est effacé.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

• Cookie d'authentification (cl_session) — maintient votre connexion : 30 jours au plus, ou jusqu'à la fermeture du navigateur si vous ne demandez pas à rester connecté (4 heures pour la visite de démonstration).
• Stockage local du navigateur — votre choix de thème (clair ou sombre), le fil de l'assistant et les points du jour déjà vus, le réglage de la voix de l'assistant. Ces éléments restent sur votre appareil.

Tous sont strictement nécessaires au service que vous demandez : ils sont exemptés de consentement au sens de la réglementation. Aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure d'audience et aucun traceur tiers ne sont déposés.

Cette politique peut être mise à jour pour suivre l'évolution du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page ; en cas de changement important, les entreprises clientes en sont informées.